Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę, a czym się różni od nich wypowiedzenie zmieniające?

Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę, a czym się różni od nich wypowiedzenie zmieniające?
Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę, a czym się różni od nich  wypowiedzenie zmieniające?

Czas pandemii postawił świat w  zupełnie nowej rzeczywistości. Do bardzo niewielu jej pozytywnych aspektów należy (w dużej części przypadków wymuszone, ale jednak) upowszechnienie się pracy zdalnej i rozwoju działalności w „formacie” on-line.

Umożliwienie wykonywania pracy z  domu i tym samym brak konieczności codziennych dojazdów do i z biura sprawiło, iż wiele osób zyskało  dodatkowy cenny czas dla rodziny czy po prostu dla siebie. Zdalny tryb pracy zadomowił się na stałe nawet w firmach, które wcześniej wręcz nie wyobrażały sobie takiej możliwości.

Co  ciekawe w wielu przypadkach okazało się, iż jest on równie skuteczny i wydajny, co praca w trybie stacjonarnym. Jednocześnie, możliwość ta zapewniła wielu przedsiębiorcom ciągłość funkcjonowania  i uchroniła przed recesją. W tym aspekcie współczesny rozwój techniki i jego ogromne możliwości  odegrały bardzo ważną rolę dla „być albo nie być” niejednego przedsiębiorstwa.

Do pozytywnych wymiarów zaliczyć należy również fakt, iż na skutek pandemii  przedsiębiorcy zostali zmuszeni do poszukiwania nowych bardziej kreatywnych rozwiązań, jak np. rozwój swojej firmy w sieci. Do branż, które znalazły się jednak w trudnej sytuacji, zaliczyć należy chociażby transport pasażerski, który poniósł chyba najbardziej dotkliwe straty. Wynika to m.in. z wprowadzanych przez rządzących różnego rodzaju zakazów i  nakazów związanych z ograniczeniami w przemieszczaniu się i podróżowaniu.

Ponadto, znaczna części ludzi przeszła na zdalny tryb świadczenia pracy i co za tym idzie ograniczone zostały potrzeby korzystania z publicznych środków transportu. Nie bez znaczenia pozostaje w tym względzie również obawa przed zakażeniem wirusem i spowodowana nią niechęć do opuszczania bezpiecznych domów w celach innych niż te wymagane do „przetrwania” (np. zakupy spożywcze). Stąd firmy świadczące usługi wymagające bezpośredniego kontaktu pomiędzy ludźmi, zostały zmuszone, by podjąć działania mające na celu „utrzymanie na powierzchni”.

Aneks do umowy o pracę

Do tego rodzaju narzędzi należy przykładowo przedstawienie propozycji zawarcia porozumienia zmieniającego albo aneksu do umowy o pracę. To po prostu propozycja ze strony pracodawcy dotycząca zmiany warunków umówionych przez strony w umowie o pracę.

Przykładowo: Firma ABC będąca przedsiębiorstwem świadczącym autokarowe usługi przewozowe na  obszarze całej Polski w związku sytuacją epidemiczną w kraju zaczyna ponosić duże straty finansowe.  Firma odnotowuje zdecydowane zmniejszenie zainteresowania społeczeństwa korzystaniem ze  świadczonych przez nią usług – tak w celu podróży międzyregionalnych (z powodu zamknięcia np.branży hotelarskiej), jak i w celu podróży do i z pracy (znaczna część dotychczasowych pasażerów klientów pracuje zdalnie z domu lub wybiera transport własnym autem ze względów bezpieczeństwa).  W związku z powyższym, w celu wygenerowania oszczędności Firma ABC planuje ograniczyć liczbę  kursów i co za tym idzie zmniejszyć wymiar świadczonej przez kierowców pracy. Postanawia więc  zaproponować swoim pracownikom zmianę warunków pracy i płacy poprzez:

  • zmniejszenie wymiaru świadczonej przez nich dotychczas pracy o ¼ oraz (co za tym idzie) 
  • zmniejszenie o ¼ wysokości dotychczasowego wynagrodzenia.

Tym samym, osoby które były zatrudnione w wymiarze pełnego etatu, miałyby zostać zatrudnione w  wymiarze ¾ etatu, a osoby zatrudnione w wymiarze ½ etatu miałyby zostać zatrudnione w wymiarze  ¼ etatu.

Oczywiście powyższa sytuacja stanowi przykład oferty opartej na dobrej woli pracodawcy i patrząc logicznie uczciwego podejścia – zmniejszenie wymiaru świadczonej pracy i tym samym proporcjonalne zmniejszenie  wynagrodzenia. 

Zmniejszenie wynagrodzenia

W innych przypadkach mogą jednak występować sytuacje, w których założeniem będzie po prostu chęć  zmniejszenia wynagrodzenia, bez idącego za nią zmniejszenia wymiaru pracy. Pracownicy otrzymają więc propozycję, by pracować tak samo jak dotychczas, ale za mniejsze wynagrodzenie.  Charakter porozumienia zmieniającego może być różny i nie musi brać pod uwagę ww. aspektów. 

Zaletą porozumienia zmieniającego jest jednak fakt, iż jego przyjęcie wymaga dobrowolnej zgody pracownika. Porozumienie  bowiem – jak wskazuje sama nazwa – jest wyrażeniem zgodnej woli dwóch stron. Co za tym idzie,  pracownik może nie wyrazić zgody na określone przez pracodawcę nowe warunki pracy i płacy. Trzeba  tu jednak pamiętać również, iż oczywiście pracownik takie prawo ma, ale nie wiadomo, jakie będą konsekwencje jego odmowy przyjęcia warunków zaproponowanych (polubownie) przez pracodawcę.

Wypowiedzenie zmieniające

Inaczej bowiem rzecz się ma z drugim możliwym do zastosowania przez pracodawcę narzędziem prowadzącym do utrzymania zatrudnienia, przy obniżeniu wynagrodzeń, jakim jest wypowiedzenie zmieniające. O ile bowiem ww. porozumienie zmieniające  wymaga zgody pracownika, o tyle brak zgody pracownika na warunki zaproponowane w  wypowiedzeniu zmieniającym skutkuje całkowitym wypowiedzeniem umowy o pracę w terminie i trybie w nim przewidzianym. Instytucja wypowiedzenia zmieniającego została uregulowana wprost w  kodeksie pracy.

Ale od początku – jak wiadomo każda umowa o pracę zawiera pewne obligatoryjne elementy,  które (poza tymi oczywistymi elementami jak: strony umowy, rodzaj umowy czy data jej zawarcia)  najogólniej rzecz ujmując odnoszą się do określenia warunków pracy i płacy, tj.:

  • rodzaj pracy;
  • miejsce wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
  • termin rozpoczęcia pracy.

Jednocześnie, w zakresie szczegółów dotyczących rodzaju świadczonej pracy (zwłaszcza w większych  firmach) zapisy umowy często odsyłają do regulacji wewnętrznych danego zakładu pracy (jak np.  zakładowy regulamin pracy). Niemniej wysokość wynagrodzenia czy wymiar pracy powinny wprost  wynikać z jej treści. Umowa jest więc podstawowym dokumentem, na podstawie którego świadczymy  pracę. Jej postanowienia powinny jednoznacznie wskazywać:

  • charakter pracy, którą będziemy zobowiązani świadczyć – przy uwzględnieniu jej wymiaru (np.  pełen etat, ½ etatu, itp.) oraz
  • wynagrodzenie, jakiego mamy prawo oczekiwać po należytym wykonaniu swoich zawodowych  obowiązków.

Jak wiadomo ostatnio wyjątkowo często zdarzają się sytuacje nieoczekiwane i nagłe, które w krótkim  czasie potrafią zmienić sytuację wzajemnych relacji niezależnie od jakości wzajemnej współpracy. Do takich należy oczywiście sytuacja (z którą bardzo wiele przedsiębiorstw zmaga się obecnie) gorszej kondycji finansowej firmy spowodowanej rozprzestrzenianiem się epidemii, strachem i ograniczeniami zarówno prawnymi jak i faktycznymi.. 

Jednym z praw przysługujących pracodawcy w związku z zawartą z pracownikiem  umową o pracę, które może być w sposób szczególny wykorzystywane w dobie panującej obecnie  pandemii, jest możliwość zmiany zawartych w tej umowie warunków przy użyciu „narzędzia” nazywanego wypowiedzeniem zmieniającym. A polega to (w najprostszym ujęciu) właśnie na zmianie warunków pracy i płacy, których nie przyjęcie przez pracownika skutkuje rozwiązaniem z nim umowy o pracę.

Zasady stosowania instytucji wypowiedzenia zmieniającego zostały uregulowane w kodeksie  pracy, więc należy odnosić się obowiązujących przepisów. Zgodnie z nimi, w razie odmowy przyjęcia  przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jednocześnie, jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy  powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do  końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi  zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Przykładowo: Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której realizuje sprzedaż  obuwia damskiego w 3 lokalizacjach w 3 sąsiadujących ze sobą miasteczkach (są to 3 małe butiki w  lokalnych niedużych galeriach handlowych). W każdym z butików zatrudniał po 2 osoby zajmujące się  obsługą klientów. Z uwagi na panującą pandemię i odgórne zamknięcie galerii handlowych, postanowił  rozpocząć działalność w sieci i otworzył sklep internetowy. Był zadowolony ze swojego personelu i  (mając nadzieję na poprawę całej sytuacji) nie chciał całkowicie zrywać z nim współpracy, jednak  pozostawienie sprawy bez żadnych zmian wpłynęłoby negatywnie na jego (i tak już nie najlepszą) sytuację finansową. Postanowił więc zmienić warunki umowy zmniejszając swoim pracownikom wymiar pracy o połowę (wszyscy byli zatrudnieni na 1 pełny etat, więc mieliby pracować w ramach ½  etatu) i tym samym o połowę miało ulec zmniejszeniu również wynagrodzenie. Jednocześnie zmianie miał ulec charakter świadczonej pracy, ponieważ w jej ramach ww. pracownicy mieliby stanowić  obsługę i wsparcie w prowadzeniu sklepu internetowego. Trudna sytuacja sprawiła, iż Jan Kowalski nie  miał czasu i możliwości na negocjacje, więc zwyczajnie wręczył swoim pracownikom wypowiedzenia zmieniające, w których określił zmianę warunków pracy i płacy na przedstawionych wyżej zasadach.  Każdemu z pracowników ustawowo przysługiwał miesięczny okres wypowiedzenia. Wypowiedzenie  zmieniające zostało sporządzone na piśmie i wręczone pracownikom 31 października; jednocześnie nie  zawierało ono pouczenia, że jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży  oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te  warunki. 

W związku z powyższym, okres wypowiedzenia w odniesieniu do każdego z ww. pracowników kończy  się z dniem 30 listopada i do tego dnia mają oni prawo złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia  zaproponowanych przez pracodawcę warunków (gdyby ww. wypowiedzenie zawierało pouczenie, o  którym mowa w przepisach, pracownicy mogliby złożyć takie oświadczenie do dnia 15 listopada; po  tym dniu pracodawca miałby prawo uznać, iż wyrażają oni zgodę na zaproponowane warunki). Jednocześnie, złożenie ww. oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków skutkowałoby tym,  iż z dniem 30 listopada umowę o pracę uległaby rozwiązaniu.

Ponadto, zgodnie z przepisami, wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy  nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami  pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku  kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom  pracownika.

Przykładowo: Internetowy biznes ww. Jana Kowalskiego „idzie” bardzo dobrze i co za tym idzie sytuacja  finansowa firmy jest w bardzo dobrej kondycji mimo zamknięcia sklepów stacjonarnych. W związku z  powyższym, nie zamierza on obniżać wynagrodzenia swoich pracowników, a jednie na skutek braku  możliwości prowadzenia swojej działalności w trybie stacjonarnym i przejścia na tryb „wirtualny”, planuje czasowo (tj. na okres przymusowego zamknięcia galerii handlowych) zmienić charakter świadczonej przez tych pracowników pracy. Mianowicie pracownicy zamiast  świadczyć pracę polegającą na obsłudze klientów w sklepach stacjonarnych, będą przez ten okres (choć nie dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym) zajmować się  obsługą sklepu internetowego (w tym będzie to: obsługa strony internetowej firmy, realizacja zamówień i ich wysyłka, współpraca z firmami kurierskimi, rozpatrywanie  reklamacji, itp.). 

W powyższym przypadku więc pracodawca nie ma obowiązku składania pracownikom wypowiedzenia  zmieniającego, jeżeli:

  • zmiana wynika z jego uzasadnionych potrzeb (konieczność zmiany sposobu funkcjonowania  firmy na skutek okoliczności zewnętrznych – np. panującej pandemii);
  • jest czasowa i nie przekracza okresu 3 miesięcy w roku kalendarzowym;
  • nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Do momentu, w którym ww. warunki zostają spełnione pracodawca nie ma konieczności stosowania  instytucji wypowiedzenia zmieniającego ani zawierania aneksu do umowy o pracę.

Taka okoliczność, jak zmiana warunków pracy i płacy na dłużej, może zostać „sformalizowana” poprzez propozycję zawarcia aneksu do umowy o pracę lub (wspomniane wyżej) porozumienie zmieniające. Oczywiście w każdym przypadku pracownik może nie wyrazić zgody na proponowane zmiany. Jednak wówczas pracodawca może (zmuszony sytuacją) wręczyć mu wypowiedzenie umowy o pracę, albo jeżeli jeszcze widzi nadzieję na porozumienie – właśnie wypowiedzenie zmieniające, które w razie odmowy przyjęcia jego warunków – ma skutki właściwe dla typowego wypowiedzenia, tj. kończy się rozwiązaniem umowy o pracę.

umowę o pracę

Wypowiedzenie zmieniające (czy jego „łagodniejsza” forma w postaci porozumienia zmieniającego) to narzędzie, które ze względu na panujące obecnie realia stało się coraz bardziej  popularne wśród pracodawców. I jednocześnie nie musi to oznaczać ich złej woli względem osoby konkretnego pracownika czy pracowników. Niejednokrotnie bowiem wypowiedzenie zmieniające, polegające np. na zmniejszeniu wynagrodzenia pracownika, może stanowić o „być lub nie  być” danego pracodawcy.

Choć jak wiadomo nie żyjemy w idealnym świecie, więc narzędzie to może  być również nadużywane lub stosowane celowo bez faktycznie uzasadnionej przyczyny. W dobie obecnej sytuacji ocena intencji może być jednak  utrudniona, ponieważ niezależnie od tego jak dobrze prosperuje przedsiębiorstwo, kryzys w wielu branżach jest nieunikniony. A firmy patrząc dalekosiężnie, mogą chcieć podejmować określone  kroki (mające na celu minimalizację wydatków) nim zaistnieje faktyczne zagrożenie dla ich kondycji.

Dlatego, jeśli otrzymana od pracodawcy propozycja zmian wzbudza jakiekolwiek wątpliwości, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej. Doświadczony w sprawach z zakresu prawa pracy radca prawny może przeanalizować w pełni sytuację w jakiej znalazł się pracownik i zarekomendować podjęcie odpowiednich działań.

Co jest więc bardziej korzystne dla pracownika wypowiedzenie zmieniające czy porozumienie zmieniające lub aneks do umowy o pracę?

Najczęściej porozumienie zmieniające albo aneks – w takim przypadku pracownik może spróbować  negocjować jego warunki, a przy okazji oznacza ono, że pracodawca póki co nie rozważa rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.

Jedno i drugie jest ofertą od pracodawcy dla pracownika, propozycją by zmienić warunki umowy o pracę. Jedno z nich (to zawierające słowo wypowiedzenie) zakłada że umowa o pracę zostanie rozwiązana jeżeli oferta ta nie zostanie przez pracownika przyjęta. Drugie jest propozycją, którą pracownik może przyjąć lub nie, bez założenia z góry negatywnych konsekwencji jej nieprzyjęcia.

Abstrahując jednak od intencji i wracając do samej instytucji wypowiedzenia zmieniającego,  trzeba pamiętać, iż pracodawca (zwłaszcza w obliczu trudności finansowych) może podjąć negocjacje z pracownikami dotyczące propozycji zmian w zakresie określonych w umowie o pracę warunków  pracy i płacy. W zakresie powyższego, po pierwsze, będąc jeszcze na etapie rozważania przyjęcia (lub nie) propozycji pracodawcy, warto mieć na uwadze fakt, iż być może został on zmuszony do takiego, a  nie innego posunięcia. Być może więc czasem lepszym rozwiązaniem jest wyrażenie zgody na nieco  gorsze warunki, ale utrzymanie „przy życiu” pracodawcy i co za tym idzie dotychczasowej pracy niż doprowadzenie bądź to do upadku pracodawcy, bądź własnego zwolnienia. Chyba oczywiście że mamy już lepszą ofertę.

Pracodawców zaś ostrzegamy, że użycie tego narzędzia jakkolwiek przynosi wymierne korzyści ekonomiczne i często jest jedynym rozwiązaniem, to zazwyczaj prowadzi ono do zwiększenia rotacji personelu i kolejnych kosztów.