Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę, a czym się różni od nich wypowiedzenie zmieniające?

Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę, a czym się różni od nich wypowiedzenie zmieniające?

Czym jest porozumienie zmieniające i aneks do umowy o pracę oraz czym się różni od nich wypowiedzenie zmieniające?


W czasie pandemii świat znalazł się w zupełnie nowej rzeczywistości. Do bardzo niewielu jej pozytywnych aspektów należy (w znacznej części przypadków wymuszone, ale jednak) upowszechnienie się pracy zdalnej i rozwoju działalności w trybie online.

Umożliwienie wykonywania pracy z domu, a tym samym brak konieczności codziennych dojazdów do i z biura sprawiło, iż wiele osób zyskało dodatkowy czas. Zdalny tryb pracy został wprowadzony na stałe nawet w firmach, które wcześniej nawet nie wyobrażały sobie takiej możliwości.

Co ciekawe, w wielu przypadkach okazało się, że jest on równie skuteczny i wydajny, co praca w trybie stacjonarnym. Jednocześnie możliwość ta zapewniła wielu przedsiębiorcom ciągłość funkcjonowania i uchroniła przed recesją. W tym aspekcie współczesny rozwój techniki i jego ogromne możliwości odegrały bardzo ważną rolę dla „być albo nie być” niejednego przedsiębiorstwa.

Do pozytywnych wymiarów zaliczyć należy również fakt, iż na skutek pandemii przedsiębiorcy zostali zmuszeni do poszukiwania nowych, bardziej kreatywnych rozwiązań, takich jak np. rozwój firmy w sieci. Do tych branż, które znalazły się w trudnej sytuacji, zaliczyć należy transport pasażerski, który poniósł chyba najbardziej dotkliwe straty, czy najemców lokali handlowych i gastronomicznych. Wynika to m.in. z wprowadzanych przez rządzących różnego rodzaju zakazów i nakazów związanych z ograniczeniami w przemieszczaniu się i podróżowaniu oraz prowadzeniu działalności gospodarczej.

Ponadto znaczna grupa zatrudnionych przeszła na zdalny tryb świadczenia pracy, co samo w sobie często wymaga przygotowania odpowiednich zmian do umów o pracę.

Aneks do umowy o pracę

Do tego rodzaju narzędzi należy przykładowo przedstawienie propozycji zawarcia porozumienia zmieniającego albo aneksu do umowy o pracę (to pojęcia tożsame). To po prostu propozycja ze strony pracodawcy dotycząca zmiany warunków ustalonych przez strony w umowie o pracę. Pracownik nie musi takiej propozycji przyjmować. Od jego indywidualnej oceny tego, co jest dla niego korzystne, zależy, czy taki dokument podpisze.

Zaletą (ale i dla pracodawcy wadą) porozumienia zmieniającego jest fakt, iż jego przyjęcie wymaga dobrowolnej zgody pracownika. Porozumienie bowiem – jak wskazuje sama nazwa – jest wyrażeniem zgodnej woli dwóch stron, które zawarły umowę. Co za tym idzie, pracownik może nie wyrazić zgody na określone przez pracodawcę nowe warunki pracy i płacy. Trzeba również pamiętać, iż oczywiście pracownik takie prawo ma, ale to do pracownika należy wcześniejsza ocena, jakie będą konsekwencje jego odmowy przyjęcia warunków zaproponowanych (polubownie) przez pracodawcę.

Wypowiedzenie zmieniające

Inaczej bowiem rzecz się ma z drugim możliwym do zastosowania przez pracodawcę narzędziem prowadzącym do utrzymania zatrudnienia, przy obniżeniu wynagrodzeń, jakim jest wypowiedzenie zmieniające. O ile bowiem ww. porozumienie zmieniające wymaga zgody pracownika, o tyle brak zgody pracownika na warunki zaproponowane w wypowiedzeniu zmieniającym skutkuje całkowitym wypowiedzeniem umowy o pracę w terminie i trybie w nim przewidzianym. Instytucja wypowiedzenia zmieniającego została uregulowana wprost w kodeksie pracy.

Jak wiadomo każda umowa o pracę zawiera pewne obligatoryjne elementy,  które (poza tymi oczywistymi elementami jak: strony umowy, rodzaj umowy czy data jej zawarcia), najogólniej rzecz ujmując, odnoszą się do określenia warunków pracy i płacy, tj.:

  • rodzaj pracy;
  • miejsce wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
  • termin rozpoczęcia pracy.

Jednocześnie, w zakresie szczegółów dotyczących rodzaju świadczonej pracy (zwłaszcza w większych firmach) zapisy umowy często odsyłają do regulacji wewnętrznych danego zakładu pracy (jak np.  zakładowy regulamin pracy). Niemniej wysokość wynagrodzenia czy wymiar pracy powinny wprost wynikać z jej treści. Umowa jest więc podstawowym dokumentem, na podstawie którego świadczymy pracę. Jej postanowienia powinny jednoznacznie wskazywać:

  • charakter pracy, którą będziemy zobowiązani świadczyć – przy uwzględnieniu jej wymiaru (np.  pełen etat, ½ etatu, itp.) oraz
  • wynagrodzenie, jakiego mamy prawo oczekiwać po należytym wykonaniu swoich zawodowych obowiązków.

Jak wiadomo ostatnio wyjątkowo często zdarzają się sytuacje nieoczekiwane i nagłe, które w krótkim czasie potrafią zmienić sytuację wzajemnych relacji niezależnie od jakości wzajemnej współpracy. Do takich należy oczywiście sytuacja (z którą bardzo wiele przedsiębiorstw zmaga się obecnie) gorszej kondycji finansowej firmy spowodowanej rozprzestrzenianiem się epidemii, strachem i ograniczeniami zarówno prawnymi jak i faktycznymi.

Jednym z praw przysługujących pracodawcy w związku z zawartą z pracownikiem umową o pracę, które może być w sposób szczególny wykorzystywane w dobie pandemii, jest możliwość zmiany zawartych w tej umowie warunków przy użyciu „narzędzia” nazywanego wypowiedzeniem zmieniającym. Polega to (w najprostszym ujęciu) właśnie na zmianie warunków pracy i płacy, których nieprzyjęcie przez pracownika skutkuje rozwiązaniem z nim umowy o pracę.

Zasady stosowania instytucji wypowiedzenia zmieniającego zostały uregulowane w kodeksie pracy, więc należy odnosić się do obowiązujących przepisów. Zgodnie z nimi, w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jednocześnie, jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Przykładowo: Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której realizuje sprzedaż obuwia damskiego w 3 lokalizacjach w 3 sąsiadujących ze sobą miasteczkach (są to 3 małe butiki w lokalnych niedużych galeriach handlowych). W każdym z butików zatrudniał po 2 osoby zajmujące się obsługą klientów. Z uwagi na panującą pandemię i odgórne zamknięcie galerii handlowych postanowił  rozpocząć działalność w sieci i otworzył sklep internetowy. Był zadowolony ze swojego personelu i (mając nadzieję na poprawę całej sytuacji) nie chciał całkowicie zrywać z nim współpracy, jednak pozostawienie sprawy bez żadnych zmian wpłynęłoby negatywnie na jego (i tak już nie najlepszą) sytuację finansową. Postanowił więc zmienić warunki umowy, zmniejszając swoim pracownikom wymiar pracy o połowę (wszyscy byli zatrudnieni na 1 pełny etat, więc mieliby pracować w ramach ½  etatu) i tym samym o połowę miało ulec zmniejszeniu również wynagrodzenie. Jednocześnie zmianie miał ulec charakter świadczonej pracy, ponieważ w jej ramach ww. pracownicy mieliby stanowić obsługę i wsparcie w prowadzeniu sklepu internetowego. Trudna sytuacja sprawiła, iż Jan Kowalski nie miał czasu i możliwości na negocjacje, więc wręczył swoim pracownikom wypowiedzenia zmieniające, w których określił zmianę warunków pracy i płacy na przedstawionych wyżej zasadach. Każdemu z pracowników ustawowo przysługiwał miesięczny okres wypowiedzenia. Wypowiedzenie zmieniające zostało sporządzone na piśmie i wręczone pracownikom 31 października; jednocześnie nie zawierało ono pouczenia, że jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. 

W związku z powyższym okres wypowiedzenia w odniesieniu do każdego z ww. pracowników kończy się z dniem 30 listopada i do tego dnia mają oni prawo złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia  zaproponowanych przez pracodawcę warunków (gdyby ww. wypowiedzenie zawierało pouczenie, o  którym mowa w przepisach, pracownicy mogliby złożyć takie oświadczenie do dnia 15 listopada; po  tym dniu pracodawca miałby prawo uznać, iż wyrażają oni zgodę na zaproponowane warunki). Jednocześnie, złożenie ww. oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków skutkowałoby tym, iż z dniem 30 listopada umowa o pracę uległaby rozwiązaniu.

Ponadto, zgodnie z przepisami, wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Przykładowo: Internetowy biznes ww. Jana Kowalskiego prosperuje bardzo dobrze, a co za tym idzie, sytuacja finansowa firmy jest w lepszej kondycji mimo zamknięcia sklepów stacjonarnych. W związku z powyższym nie zamierza on obniżać wynagrodzenia swoich pracowników, a jednie na skutek braku możliwości prowadzenia swojej działalności w trybie stacjonarnym i przejścia na tryb „wirtualny”, planuje czasowo (tj. na okres przymusowego zamknięcia galerii handlowych) zmienić charakter świadczonej przez tych pracowników pracy. Mianowicie zamiast świadczyć pracę polegającą na obsłudze klientów w sklepach stacjonarnych, będą przez ten okres (choć nie dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym) zajmować się obsługą sklepu internetowego (w tym będzie to: obsługa strony internetowej firmy, realizacja zamówień i ich wysyłka, współpraca z firmami kurierskimi, rozpatrywanie reklamacji itp.). 

W powyższym przypadku więc pracodawca nie ma obowiązku składania pracownikom wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli łącznie:

  • zmiana wynika z jego uzasadnionych potrzeb (konieczność zmiany sposobu funkcjonowania firmy na skutek okoliczności zewnętrznych – np. panującej pandemii);
  • jest czasowa i nie przekracza okresu 3 miesięcy w roku kalendarzowym;
  • nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Do momentu, w którym wszystkie ww. warunki zostają spełnione, pracodawca nie ma konieczności stosowania instytucji wypowiedzenia zmieniającego ani zawierania aneksu do umowy o pracę.

Taka okoliczność jak zmiana warunków pracy i płacy na dłużej, może zostać „sformalizowana” poprzez propozycję zawarcia aneksu do umowy o pracę lub (wspomniane wyżej) porozumienie zmieniające. Oczywiście w każdym przypadku pracownik może nie wyrazić zgody na proponowane zmiany. Jednak wówczas pracodawca może (zmuszony sytuacją) wręczyć mu wypowiedzenie umowy o pracę albo jeżeli jeszcze widzi nadzieję na porozumienie i dalszą zgodną współpracę – właśnie wypowiedzenie zmieniające, które w razie odmowy przyjęcia jego warunków – ma skutki właściwe dla typowego wypowiedzenia, tj. kończy się rozwiązaniem umowy o pracę.

Zmniejszenie wynagrodzenia

Przykładowo: Firma ABC będąca przedsiębiorstwem świadczącym autokarowe usługi przewozowe na obszarze całej Polski w związku sytuacją epidemiczną w kraju zaczyna ponosić duże straty finansowe.  Firma odnotowuje zdecydowane zmniejszenie zainteresowania społeczeństwa korzystaniem ze świadczonych przez nią usług – tak w celu podróży międzyregionalnych (z powodu zamknięcia np. branży hotelarskiej), jak i w celu podróży do i z pracy (znaczna część dotychczasowych pasażerów pracuje zdalnie z domu lub wybiera transport własnym autem ze względów bezpieczeństwa).  W związku z powyższym, w celu wygenerowania oszczędności, Firma ABC planuje ograniczyć liczbę kursów i co za tym idzie, zmniejszyć wymiar świadczonej przez kierowców pracy. Postanawia więc zaproponować swoim pracownikom zmianę warunków pracy i płacy poprzez:

  • zmniejszenie wymiaru świadczonej przez nich dotychczas pracy o ¼ oraz (co za tym idzie) 
  • zmniejszenie o ¼ wysokości dotychczasowego wynagrodzenia.

W powyższym przykładzie osoby, które były zatrudnione w wymiarze pełnego etatu, miałyby zostać zatrudnione w  wymiarze ¾ etatu, a osoby zatrudnione w wymiarze ½ etatu miałyby zostać zatrudnione w wymiarze  ¼ etatu.

Oczywiście powyższa sytuacja stanowi przykład oferty opartej na dobrej woli pracodawcy i patrząc logicznie – uczciwego podejścia – zmniejszenie wymiaru świadczonej pracy, a tym samym proporcjonalne zmniejszenie wynagrodzenia. 

W innych przypadkach mogą jednak występować sytuacje, w których założeniem będzie po prostu chęć zmniejszenia wynagrodzenia, bez idącego za nią zmniejszenia wymiaru pracy. Pracownicy otrzymają więc propozycję, by pracować tak samo jak dotychczas, ale za mniejsze wynagrodzenie.  Charakter porozumienia zmieniającego może być różny i nie musi brać pod uwagę ww. aspektów. Może ono dotyczyć:

  • wysokości wynagrodzenia jakie otrzymywać będzie pracownik;
  • wymiaru czasu pracy albo części etatu;
  • rodzaju stanowiska na jakim jest zatrudniony pracownik;
  • miejsca wykonywania pracy albo stanowiska służbowego;
  • możliwe są też inne zmiany jak przykładowo dłuższy okres odprawy, większa liczba dni urlopowych, ale, co do zasady, powinny one być bardziej korzystne dla pracownika niż wynika to z przepisów kodeksu pracy.

Wypowiedzenie zmieniające (czy jego łagodniejsza forma w postaci propozycji zawarcia aneksu czy też porozumienia zmieniającego) to narzędzie, które, ze względu na panujące obecnie realia, stało się coraz bardziej popularne wśród pracodawców. Nie musi ono oznaczać złej woli względem konkretnego pracownika czy pracowników. Niejednokrotnie bowiem wypowiedzenie zmieniające, polegające np. na zmniejszeniu wynagrodzenia pracownika, może stanowić o istnieniu danego pracodawcy.

Jak wiadomo nie żyjemy w świecie idealnym, stąd narzędzie to może  być również nadużywane lub stosowane celowo bez faktycznie uzasadnionej przyczyny. W dobie obecnej sytuacji ocena intencji może być jednak utrudniona, ponieważ niezależnie od tego, jak dobrze prosperuje przedsiębiorstwo, kryzys w wielu branżach jest nieunikniony. A firmy, patrząc dalekosiężnie, mogą chcieć podejmować określone  kroki (mające na celu minimalizację wydatków), nim zaistnieje faktyczne zagrożenie dla ich kondycji.

Dlatego jeżeli otrzymana od pracodawcy propozycja zmian wzbudza jakiekolwiek wątpliwości, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej. Doświadczony w sprawach z zakresu prawa pracy radca prawny może przeanalizować w pełni sytuację, w jakiej znalazł się pracownik i zarekomendować podjęcie odpowiednich działań.

Co jest więc bardziej korzystne dla pracownika wypowiedzenie zmieniające czy porozumienie zmieniające lub aneks do umowy o pracę?

To oczywiście zależy od ich treści, a nie tylko od samej formy przedstawienia zmiany warunków współpracy. Najczęściej zdecydowanie lepszym rozwiązaniem dla obydwu stron będzie porozumienie zmieniające albo aneks – w takim przypadku pracownik może spróbować negocjować jego warunki, a przy okazji złożenie takiej propozycji oznacza, że pracodawca, póki co, nie rozważa rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę i nie stawia sprawy na ostrzu noża.

Oba rozwiązania stanowią ofertę pracodawcy dla pracownika, propozycję, by zmienić warunki umowy o pracę. Jedno z nich (to zawierające słowo wypowiedzenie) zakłada, że umowa o pracę zostanie rozwiązana, jeżeli oferta ta nie zostanie przyjęta przez pracownika. Drugie jest propozycją, którą pracownik może przyjąć lub nie, bez założenia z góry negatywnych konsekwencji jej nieprzyjęcia.

Abstrahując jednak od intencji i wracając do samej instytucji wypowiedzenia zmieniającego, warto pamiętać, iż pracodawca (zwłaszcza w obliczu trudności finansowych) może podjąć negocjacje z pracownikami dotyczące propozycji zmian w zakresie określonych w umowie o pracę warunków pracy i płacy. W zakresie powyższego, po pierwsze, będąc jeszcze na etapie rozważania przyjęcia (lub nie) propozycji pracodawcy, warto mieć na uwadze fakt, iż być może został on zmuszony do takiego posunięcia. Być może więc czasem lepszym rozwiązaniem jest wyrażenie zgody na nieco gorsze warunki, ale utrzymanie funkcjonowania pracodawcy i dotychczasowej pracy niż doprowadzenie do upadku pracodawcy lub własnego zwolnienia. Chyba że mamy lepszą ofertę pracy.

Pracodawców zaś ostrzegamy, że użycie narzędzia w postaci wypowiedzenia zmieniającego pogarszającego warunki pracowo-płacowe wprawdzie przynosi wymierne korzyści ekonomiczne i często jest jedynym rozwiązaniem, ale zazwyczaj prowadzi do zwiększenia rotacji personelu i związanych z tym kolejnych kosztów.