W biznesie negocjacje to podstawowy sposób zawierania ważniejszych umów handlowych. W przedłużających się negocjacjach tych mniej ważnych i tych zasadniczych klauzul umowy, kolejne wersje i poprawki wysyłane są w tę i z powrotem. Przedstawiamy 9 ekstremalnie skutecznych sposobów i technik szybkiego prowadzenia negocjacji, które możesz zastosować, nawet jeżeli nie jesteś prawnikiem albo zawodowym negocjatorem biznesowym.

Dobry wzór umowy to taki którego postanowienia adresują wyłącznie realne problemy. Klauzule umowne odnoszące się do problemów, które nie występują w realnym świecie, to najlepszy sygnał, że czas poprosić prawnika o przygotowanie nowego, lepszego wzoru umowy.

Jak przeprowadzić udane negocjacje umowy w jeden dzień. 9 skutecznych sposobów

Skoro tu jesteś, to zapewne zastanawiasz się – jak przyspieszyć negocjowanie umów? W biznesie negocjacje to podstawowy sposób zawierania ważniejszych umów handlowych. W przedłużających się negocjacjach tych mniej ważnych i tych zasadniczych klauzul umowy, kolejne wersje i poprawki wysyłane w tę i z powrotem. To sprawia zazwyczaj, że obydwie strony szybko zaczynają się frustrować, albo – co gorsza – zwyczajnie męczyć. Niestety negocjowanie umów jest skomplikowanym procesem, który ciągnie się przez różne etapy. Strategie negocjacyjne to jedno, ale należy uwzględniać przede wszystkim zmienne w czasie, różne poziomy motywacji uczestników. I odpowiednio na nie reagować.

Niektóre negocjacje prawne i biznesowe poszczególnych umów i ich postanowień, ciągną się w nieskończoność. Taka jest smutna charakterystyka tej biurokratycznej strony biznesu. Gdy jednak nam bardzo zależy, to ten proces można znacznie usprawnić odpowiednio wykorzystując wiedzę na temat zasad prowadzenia efektywnych negocjacji prawnych i biznesowych.

Krótko – jaka jest definicja negocjacji? Czy negocjacje biznesowe to to samo co rozmowy handlowe?

Z biznesowego punktu widzenia – w gruncie rzeczy tak. Poprzez proces, który opisujemy jako zawieranie umów handlowych rozumiemy w zasadzie każde negocjowanie umów i czynności zmierzające do zawarcia transakcji o charakterze B2B, czyli zawieranej pomiędzy przedsiębiorcami.

Opisane w niniejszym artykule sposoby sprawdzą się niezależnie od tego, czy rozmowy albo negocjacje mają bardziej charakter negocjacji prawnych albo handlowych i czy dotyczą kontenera gwoździ, dostarczenia paneli fotowoltaicznych, usług fotograficznych, czy też wynajmu lokalu biurowego na 5 lat. Techniki negocjacyjne mają bowiem charakter uniwersalny, choć już same strategie negocjowania zwykle bywają mocno dostosowane pod przedmiot negocjacji. Na marginesie zaznaczamy, że znaczna część z naszych propozycji mających na celu przyspieszenie negocjacji może mieć zastosowanie nie tylko w trakcie negocjacji umów biznesowych, ale także do umów zawieranych przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, czyli klientów indywidualnych.

Oto nasze 9 skutecznych rozwiązań pozwalających na przyspieszenie negocjacji biznesowych:

1. Zaproponuj swój wzór umowy. Jeżeli to możliwe przedstaw możliwie prosty projekt.

Jeżeli to Ty inicjujesz negocjacje prawne umowy i masz taką możliwość, zacznij od przesłania własnego wzoru umowy. Niezależnie od tego czy negocjujesz przedłużenie umowy czy zupełnie nowy kontrakt. Pierwsza propozycja powinna wyjść od Ciebie, co postawi Cię na lepszej pozycji startowej do dalszych negocjacji.

Przesłanie własnego wzoru umowy, to taktyka która doskonale sprawdza się w przypadku prostych transakcji oraz tych, które są w pewien sposób ustandaryzowane – na przykład najbardziej typowych dla Twojej firmy umów. Im prostsza będzie konstrukcja i mniej skomplikowane postanowienia umowy, tym łatwiej będzie dojść do porozumienia.

Jeżeli Twoim celem nadrzędnym jest szybkie zawieranie umów handlowych, w przesyłanych projektach unikaj zbędnych postanowień umownych i skup się tylko na kluczowych kwestiach. Dobry wzór umowy to taki którego postanowienia adresują wyłącznie realne problemy.

2. Zaplanuj z drugą stroną proces negocjacji i zawierania umowy na dany dzień.

Rozpoczynając negocjacje biznesowe albo chcąc proces podpisywania umowy po prostu przyspieszyć, zaproponuj i stanowczo wyegzekwuj krótkie terminy przesyłania poprawek. Na przykład poinformuj, że o 10 rano prześlesz swoją propozycję i poproś drugą stronę o wyznaczenie nieprzekraczalnej godziny, do której będziesz musiał oczekiwać na otrzymanie odpowiedzi, np. 14 po południu.

Nie bój się zadzwonić do drugiej strony – skuteczne negocjacje i osiąganie porozumienia oparte są na rozmowie. Używaj pozytywnego i konstruktywnego języka by skrócić proces rozwiązywania problemów.

3. Jeżeli chcesz doprowadzić do szybkiego zawarcia umowy – dotrzymuj swoich terminów.

Tajemnicą skutecznego prowadzenia negocjacji jest terminowość. Jeżeli Ty nie dotrzymasz wyznaczonych terminów, druga strona także poczuje się zwolniona z tego obowiązku. Jeśli Ty uchybisz terminom, podważysz swoją wiarygodność wobec drugiej strony. Musisz pokazać, że realizacja deadline’ów jest łatwa, dobrze jest więc wysyłać swoje projekty umów czy wprowadzane poprawki – pół godziny czy też godzinę przed obiecanym terminem.

4. By przyspieszyć negocjacje handlowe i prawne usprawnij proces komunikowania.

Zamiast komunikacji pocztą elektroniczną możesz ustalić z partnerem negocjacyjnym bezpośrednią komunikację przez komunikatory typu WhatsApp, Messenger, Slack. Odbiorcy, kiedy dostają wiadomość na komunikatorze, czują większy przymus szybkiej reakcji. Pozwala to na szybszą wymianę informacji i projektów umów.

5. Przeprowadź w jak najbardziej nieodległych terminach kolejne etapy negocjacji.

Jeżeli prowadzisz negocjacje biznesowe na odległość to zaplanuj obowiązkową wideokonferencję pod koniec takiego dnia negocjacji. A jeżeli masz bezpośredni kontakt z drugą stroną, to najlepiej spotkanie w umówionym miejscu. Takie finalne spotkanie pozwala wyjaśnić bezpośrednio wszystkie ostatnie wątpliwości i kwestie sporne.

6. Wykorzystuj nowoczesne technologie.

Najlepiej w czasie rzeczywistym, od razu – gdy na miejscu obecne są wszystkie strony negocjacji – wprowadzać zmiany do negocjowanej umowy. W trakcie profesjonalnych negocjacji najlepiej wyświetlić projekt umowy, tak by wszyscy go widzieli (np. na ekranie rzutnika lub poprzez udostępnianie ekranu w komunikatorach), pracując na dokumencie online.

7. Zapewnij, by w finalnym spotkaniu uczestniczyły wszystkie strony negocjacji.

Jeżeli zależy Ci na tym, by były to wyjątkowo efektywne negocjacje umowy, to zapewnij obecność wszystkich decydentów oraz niezbędnych doradców – prawników, księgowych, bankierów etc. Brak kluczowych osób to jeden z podstawowych powodów opóźnień.

8. Nie dyskutuj z postanowieniami negocjowanej umowy, które nie są dla Ciebie zagrożeniem.

Nie trać czasu na spory o klauzule umowne, które Cię de facto nie dotyczą, albo nie stanowią realnego ryzyka. Reprezentanci drugiej strony bardzo często konsultują z prawnikami zmianę każdego postanowienia, więc upieranie się przy zmianie nieprawdopodobnych i nieszkodliwych z Twojego punktu widzenia kwestii niepotrzebnie wydłuża czas.

9. Przyda się prawnik – negocjator.

Jeżeli zawarcie danej umowy jest skomplikowane lub bardzo ważne, warto rozważyć zatrudnienie prawnika wyspecjalizowanego w negocjowaniu umów. Dobry negocjator to nie jest wcale ten, który stara się zrobić drugiej stronie krzywdę. Dobry negocjator to ten, który pomaga obydwu stronom zawrzeć korzystną umowę, efektywnie wyszukując rozwiązania problemów.