Umowa najmu lokalu użytkowego – wszystko co musisz wiedzieć

Umowa najmu lokalu użytkowego – wszystko co musisz wiedzieć
budynek o charakterze komercyjnym

A –  jak aranżacja lokalu. 

Może ona leżeć po stronie wynajmującego lub najemcy. Innymi słowy to właściciel może przygotować lokal w umówionym (opisanym w umowie albo załączniku do niej) standardzie. Albo lokal może zostać przekazany najemcy w stanie np. deweloperskim albo pozostawionym przez poprzedniego najemcę. W praktyce tej części umowy warto poświęcić sporo czasu, bowiem bardzo wiele konfliktów związanych z umową najmu wybucha już na etapie urządzania lokalu – zanim ten prawdziwy okres eksploatacji wynajmowanego lokalu się rozpocznie. Czyli – szczegółowo opisujemy stan lokalu pożądany w dniu przekazania, albo zmiany które sami chcemy wprowadzić – tak, by już na etapie zawierania umowy nie dopuścić do zbędnych nieporozumień.
Jeżeli decydujemy że to najemca będzie odpowiedzialny za remont lokalu to często np. okazuje się że najemca planuje prace wymagające pozwolenia na budowę albo głośne i “brudne”, czyli takie które mogą przeszkadzać sąsiednim lokalom. Dobrze jest więc uzgodnić też termin wykonania prac, zasady uzyskiwania pozwoleń (w tym zakresie niezbędne jest też współdziałanie wynajmującego oraz zasady odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za zakłócenia działania innych lokali.  

 

Czy my jesteśmy wynajmującym czy najemcą? Co nas łączy a co nas dzieli? 

W trakcie zawierania umowy wydaje się momentami że interesy obydwu stron tej umowy są całkowicie rozbieżne – jednak w praktyce ich wykonywania czyli w trakcie trwania umowy najmu, interesy te różnią się bardzo niewiele. Wspólny interes Wynajmującego i Najemcy to zawrzeć zgodną z prawem, przejrzystą i klarowną umowę najmu dla lokalu użytkowego, która zapewni im możliwie bezkonfliktowy czas zgodnej współpracy. Dobra umowa to taka, którą obie strony traktują jako stałe rozwiązanie. To też taka która jest dla obydwu stron łatwa do interpretacji i zarządzania ją. Ważne jest przecież nie tylko to czy rozumie ją prawnik, muszą ją bez jakichkolwiek problemów i wątpliwości móc zrozumieć też osoby, które będą ją na co dzień wykonywały – czyli administratorzy, księgowi, zarządcy budynku etc., dlatego im prostszym i bardziej przejrzystym językiem zostanie sporządzona tym lepiej. Hermetyczność języka prawniczego, to nie droga do nieba a do piekła. Umowa musi być też łatwo wykonywalna, duża ilość pisemnych powiadomień, potwierdzeń, zwrotnych pisemnych potwierdzeń odbioru, notyfikacji i innych uciążliwych obowiązków – to coś czego należy unikać. Dlaczego? Bo doświadczenie uczy że im więcej wpiszemy takich wymogów – tym więcej będzie naruszeń umowy. Oczywiście zazwyczaj strony chcąc zgodnie współpracować nie będą z tego faktu wyciągały konsekwencji.
Podobnie z niejasnościami – strony różnią się często w sposobie pomiaru powierzchni lokalu użytkowego czy określeniu kto powinien ponosić niektóre z opłat (podatki, opłaty za media, opłaty dodatkowe, opłaty administracyjne, koszty niezbędnych remontów etc.).  Różnie też pojmowane są zakresy odpowiedzialności za szkody czy ewentualne naprawy, a przepisy ustawowe i orzecznictwo są w tej kwestii zdecydowanie niejasne. Jasne i precyzyjne ustalenie właśnie tych elementów umowy leży w najlepiej pojętym wspólnym interesie obydwu stron umowy najmu lokalu użytkowego. 

J – Jakie jest przeznaczenie lokalu? Gdzie się on znajduje i do czego będzie przez Najemcę wykorzystywany? Czy wynajmujący się na to zgadza?

Zupełnie inne postanowienia zawrzemy w umowie najmu wtedy kiedy będzie to umowa najmu typowej nieruchomości komercyjnej jaką jest lokal handlowy w galerii, zupełnie inne w restauracji mieszczącej się za ścianą, a jeszcze inne dla lokali użytkowych mieszczących się w kamienicach, pawilonach handlowych czy w wolnostojących budynkach czy halach. Umowa najmu nieruchomości dotycząca warsztatu samochodowego ma zupełnie inną charakterystykę, niż umowa najmu lokalu której przedmiotem będzie ekskluzywny sklep jubilerski w galerii handlowej.
Lokale biurowe kierują się swoją odrębną specyfiką, wiążą się z zupełnie innymi wymogami oraz ryzykami. W praktyce rynek nie wykształcił niestety jednego wzoru umowy dla każdego typu nieruchomości, a bardzo wiele z nich jest wyjątkowo nieprzyjaznych i nieprzejrzystych.

P jak przejrzyście sformułowana umowa najmu nieruchomości komercyjnej.
Niektórzy ich użytkownicy niesłusznie wierzą w magiczną moc nieprzystępnego języka i zawiłych sformułowań. Staramy się je wyjaśnić, a tam gdzie to możliwe zastąpić niektóre sformułowania takimi jakich sens normatywny jest jasny dla obu stron posługujących się naturalnie tym samym językiem.
Oczywiście wielu Najemców ma także swoje bardzo określone wymogi, niektóre z nich ujęte są w formie międzynarodowych wytycznych które należy implementować do wszystkich zawieranych umów, a niektóre sporządzone są w formie checklist, czy choćby niewiążących wytycznych. Coraz częściej w swojej pracy spotykamy się z tym, że polskie firmy także postanawiają przyjąć wspólną politykę dla wszystkich swoich umów najmu –standaryzując ich treść. Mamy za sobą kilka takich zleceń, z bardzo obiecującymi rezultatami.  Nie tylko centra handlowe stawiają wymagania, najemcy także mają coraz częściej swoje własne polityki. Standaryzacja wymogów pozwala na dużo łatwiejsze prowadzenie operacji biznesowych, a także pomaga ograniczyć koszty.

Cdn.